Starten in de Horeca met de juiste administratie.
Horecabedrijf beginnen of net begonnen!
Gebrekkige administratief werk
Als het fout gaat, ligt dat volgens Vedder vaak aan de gebrekkige manier waarop sommige horecaondernemers hun administratie vastleggen: detailgegevens ontbreken wel eens. “Daarom wijzen wij bijvoorbeeld heel erg op goed kassagebruik”, legt hij uit. “Fouten in kassagebruik en de administratie zijn vlug gemaakt, met soms vervelende gevolgen.”
Daarom geeft de Belastingdienst als tip: Gebruik een betrouwbaar kassasysteem waaraan je eenvoudig nieuwe gerechten of drankjes kunt toevoegen. Kies bij voorkeur voor een kassasysteem met het Keurmerk Betrouwbaar Afrekensysteem. Leden van KHN krijgen voordelen bij Lightspeed Restaurant, een cloud-based kassasysteem dat je voorraad, menu, personeel en tafels beheert. Dit is een voorbeeld van een kassasysteem met het Keurmerk Betrouwbaar Afrekensysteem.
“Dit soort systemen kunnen heel veel detailgegevens bewaren, die het werk uiteindelijk simpel, toegankelijker en misschien zelfs goedkoper maken. Als jij heel goed overzicht hebt over hoeveel je van welke frisdrank verkoopt, zal dat ervoor zorgen dat je uiteindelijk kosten bespaart”, schetst Vedder als voordelen.
“Bovendien biedt zo’n kassa zekerheid op alle gebieden die van belang zijn voor een goede bedrijfsvoering en administratie, zoals de bewaarplicht van 7 jaar voor de administratie, en daarmee de nettowinst van een organisatie. En in het toezicht van de Belastingdienst kan het tijdswinst opleveren.”
Start dus vanaf het allereerste moment met het bewaren van je gegevens en het toegankelijk maken van je administratie want daarmee doe je vooral jezelf een groot plezier”, drukt Vedder de beginnende ondernemer op het hart.
Bron: BDO en Belastingdienst.
Meer tips
Nog drie tips die de Belastingdienst geeft:
- Gebruik het juiste btw-tarief voor de dranken die je verkoopt. Voor dranken gelden verschillende btw-tarieven. Verkoop je mixdranken met verschillende btw-tarieven? Dan mag je de dranken afrekenen alsof je ze afzonderlijk verstrekt als je voldoet aan twee voorwaarden: 1) de dranken zijn ook ongemixt verkrijgbaar en 2) de verkoopprijs van de mixdrank is gelijk aan de opstelsom van de prijzen van de ongemixte dranken.
- Kies een online boekhoudsysteem dat past bij jouw onderneming en goed communiceert met het kassasysteem.
- Heb je een bedrijfsauto, -busje of een foodtruck? Zorg voor een goede administratie van je zakelijke autokosten. Houd bijvoorbeeld een rittenregistratie bij waarin je je zakelijke en privékilometers gescheiden houdt. In hoofdstuk 8 van het Handboek Ondernemen lees je waar je nog meer rekening mee moet houden als je een auto gebruikt voor je onderneming.
Tot slot geeft Vedder nog als raad om als het kan een adviseur in te schakelen. In het geval van KHN, kun je gebruikmaken van KHN Rekenwerk die de administratie voor jouw onderneming kunnen verzorgen. “We spreken geregeld horecaondernemers die de administratie veel werk vinden. Logisch: horecaondernemers zijn vaak geen horecaondernemers geworden om vervolgens administratief werk te doen. Het is – als je daar zelf niet goed in bent – dan ook bijna noodzakelijk om een adviseur te nemen. Zoek ondersteuning! Je blijft als ondernemer namelijk altijd zelf. verantwoordelijk voor je aangifte en je administratie, dus als je daar niet goed in bent is het echt aan te raden iemand te zoeken die dat wel is. Zo voorkom je een hoop ellende.”
Goede voorbereiding en hulp van Vakgroep Makelaars Horeca | VMH
Wil je een horecabedrijf starten of overnemen? Dan is een goede voorbereiding belangrijk. Met een aspirant-lidmaatschap van KHN profiteer je gratis van advies en ondersteuning van onze adviseurs van KHN Advies. De dagcursus Horecabedrijf Starten geeft je een goed beeld welke facetten er bij een eigen bedrijf komt kijken. Om een gedegen plan te schrijven, komt er meer om de hoek kijken. Dan kan het handig zijn om te sparren over verschillende onderwerpen met een horecaexpert en ben je bij ervaren bedrijfsadviseurs van Vakgroep Makelaars Horeca aan het goede adres. Voor een aantrekkelijk tarief helpen zij jou graag verder op weg.
Aanvullende informatie
Ga voor meer tips, aanvullende informatie en tools naar belastingdienst.nl/starters.
Bron: KHN en Belastingdienst.